Ante las circunstancias excepcionales causadas por el brote de COVID-19, la ESMA, la autoridad europea de los mercados, ha publicado una declaración en la que aclara cómo deben proceder las entidades financieras en caso de no ser posible la grabación de conversaciones telefónicas o las comunicaciones electrónicas con sus clientes, tal y como obliga MiFID II. La autoridad, según explican los expertos de finReg 360, ha optado por flexibilizar esta obligación, y permite a las firmas, de forma temporal y si se da la imposibilidad de estas grabaciones -por ejemplo, por verse obligadas al teletrabajo y no tener herramientas para llevarlas a cabo-, registrar las conversaciones de forma alternativa, de forma escrita.
Así, el artículo 16.7 de la MiFID II establece que las entidades deben mantener un registro con las grabaciones de las conversaciones telefónicas o comunicaciones electrónicas relacionadas con, al menos, las operaciones realizadas cuando se negocia por cuenta propia y la prestación de servicios asociados con la recepción, transmisión y ejecución de órdenes de clientes.
Los criterios interpretativos de la ESMA sobre la aplicación de este artículo los ha recogido en el documento de preguntas y respuestas (Q&A) sobre la aplicación de MiFID II en el ámbito de la protección al inversor e intermediarios.
Ante las circunstancias excepcionales creadas por brote de enfermedad originado por el COVID-19, la ESMA reconoce que pueden darse escenarios en los que no pueda realizarse la grabación. Por ejemplo, debido al trabajo a distancia de una parte importante del personal o debido a la falta de acceso de los clientes a los instrumentos de comunicación electrónica.
En dicho contexto, la ESMA flexibiliza sus criterios y pide a las entidades «adoptar cualquier medida alternativa para asegurar el cumplimiento de los requisitos previstos en la normativa y mitigar los riesgos relacionados con la falta de grabación y registro». Por ejemplo, podrán registrar las conversaciones mantenidas en actas escritas. Para ello, se deberá informar previamente a los clientes de que se toma esta medida debido a la imposibilidad de grabar la conversación, explica la autoridad europea.
Además, las entidades tendrán que asegurar un seguimiento y control a posteriori de las operaciones.
Y tendrán que garantizar que las medidas sean temporales y que la grabación de las conversaciones telefónicas y las comunicaciones electrónicas se restablezcan lo antes posible.
Por Funds Society, Madrid
