Hacia finales de abril participé del Latin PWM en Panamá organizado por Marcus Evans, mi compañía fue invitada a exponer sobre las perspectivas del Oil & Gas en Estados Unidos. Durante dos días se reunió la elite del wealth management latinoamericano, con marcada presencia de CEOs, CFOs, analistas de negocios y miembros de familias UHNW.
Todos estos eventos tienen algo en común: vamos a hacer negocios. No me refiero a que el objetivo sea “concretar acuerdos” en el mismo evento, sino abrirse camino en generar relaciones basadas en la confianza que harán luego fluir las oportunidades de negocios.
Se identifican tres etapas bien marcadas en la cronología de este tipo de evento: La Previa, El Evento y el Post Evento. Desafortunadamente la mayor parte de asistentes suele realizar bien la primera y la segunda pero fallan notoriamente en el pos evento, un efectivo follow up será tan importante como las reuniones per se.
LA PREVIA
Son las 3-4 semanas previas al evento, generalmente el organizador provee plataformas que permitirán cargar tu perfil, lo que ofreces y lo que buscas, así como planificar y solicitar reuniones al resto de los participantes.
- DEFINE TUS OBJETIVOS – Si no tienes claro el motivo de tu presencia, menos lo tendrán quienes se reúnan contigo. Define tus intereses: no es lo mismo ir a ofrecer un producto o servicio concreto, que simplemente ir para “analizar el panorama”. Definido ese punto de forma exitosa, la comunicación será clara y te asegurarás de no perder tu tiempo ni hacerle perder el tiempo a nadie.
- PLANIFICA, PLANIFICA, PLANIFICA – Analiza detalladamente los perfiles de los asistentes, su oferta y demanda, si el organizador no te provee una plataforma para agenda reuniones tipo event planner puedes hacer tu propia planilla en Excel categorizando a los asistentes como: Alta prioridad, Media prioridad o No potencial. En base a ello organiza tus reuniones.
- BE SOCIAL – Todos vivimos pendientes de las redes sociales, agrega a LinkedIn a las personas con quienes te vas a reunir, están habituados a que así sea y te servirá para que vayan recordando tu nombre y asociándote a lo que deseas que lo hagan.
EL EVENTO
Los formatos varían: conferencias en algunos, mesas redondas o ambas juntas pero en esencia “el plato fuerte” serán las reuniones personales que marcaste con antelación. Dichos encuentros duraran entre 20-30 minutos, algunos tips para que los aproveches al máximo!
- LA INFORMACION ES PODER – Cuanta mayor información hayas recabado previamente sobre la empresa y la persona con la que te reúnes mejor, analiza nuevamente su perfil de LinkedIn, el sitio web de la compañía y toma notas sobre áreas de interacción con tu propuesta empresarial.
- CARA A CARA – Los 20-30 minutos que dure el encuentro son clave. Después de una breve interacción con comentarios “sociales” para romper el hielo, no temas hablar de negocios, tu contraparte ha ido a eso y tu también! Se claro en tus conceptos, evalúa sus expresiones de aceptación o confusión tanto en sus comentarios así como expresiones faciales, profundiza en aquellos conceptos que le notas interesado y motivado. No es necesario hablar todo el tiempo, elige las palabras adecuadas, maneja las pausas y los silencios.
- LAPIZ EN MANO – Ya sea que tengas una tablet, laptop o block de notas encárgate de tomar notas en cada reunión, resaltando aquellos puntos que te resultaron interesantes de tu contraparte y donde crees que existe oportunidad de concretar negocios.
- CIERRA CON UN PLAN – Tu reunión no puede acabar en la nebulosa. Cierra con un plan concreto que exija cierto compromiso de las partes. Puede ser desde enviar un email con información ampliatoria, así como coordinar un conference call o visita presencial.
- LA IMPORTANCIA DE LAS INSTANCIAS SOCIALES – Todas las “instancias sociales” de una cumbre de este tipo son –quizás más- importantes que las instancias formales de la misma. Si has ido en grupo sepárate (con ellos estas todos los días), intenta cruzar un café con alguien que notaste interesante, en los almuerzos intenta fusionarte con otros grupos, aprovecha las cenas o after office que se realizan para conversar en un ambiente más distendido. No fuerces hablar de negocios, muchas veces la afinidad se generará en otras áreas.
EL POST EVENTO
Donde casi todos fallan. Un efectivo y estratégico follow up es el cierre del evento, pero quizás sea el inicio de una relación de negocios.
- VIRTUALMENTE CONECTADOS – Deja que transcurran entre 3 y 5 días hábiles para enviar un mail a quienes conociste en el evento, con el plan que trazaste en tus notas. Puedes hacer mención a algo específico para que te recuerden, ya que debes tener presente que en un periodo corto de tiempo conocieron mucha gente.
- PACIENCIA: MADRE DE LAS VIRTUDES – El tiempo promedio para ver los frutos de tus reuniones de negocios será entre 4 a 6 meses, así que ten paciencia y maneja la ansiedad, que podría jugarte una mala pasada.
Columna de Leandro Furest
